Утилиты

Расписание встреч

В Meety предусмотрено расписание встреч. Пользоваться им просто и удобно:

• Сначала выбираете подходящий вид расписания;
• Создаете встречу в расписании, определяете ее направление, регулярность, напоминания и задаете повестку;
• Далее определяете перечень участников и добавляете материалы к созданной встрече.

Сам календарь поддерживает разнообразные виды отображения с помощью Навигатора дат. Например, можно отображать ближайшие 2,3 дня, неделю, месяц, и так далее. 

Обмен расписаниями встреч с Outlook

Для импорта календаря в Meety понадобится:

• сделать выгрузку календаря из Outlook в формате ICS
• нажать в Meety на Импортировать календарь

Для экспорта календаря, понадобится:

• нажать в Meety на Экспортировать календарь
• определить файл для сохранения календаря

В некоторых версиях Outlook может наблюдаться проблема поддержки русского языка (и вообще кириллицы) при обмене данными.

Ресурсная типизация расписаний

В Meety поддерживается ведение неограниченного количества расписаний встреч. Для каждого расписания создается ресурс. Ресурсом может являться как конкретный человек, так и направление деятельности или названия проектов, тематик и любых категорий.

Протоколы встреч

Протоколы рабочей встречи вы ведете в специальной вкладке Протокол встречи, где вы фиксируете текстовую информацию с помощью встроенного редактора текста.

Можно не задумываться о форме или образце протокола встречи, так как в состав пакета Meety уже включен шаблон, образец протокола встречи, в который автоматически можно экспортировать весь контент встречи.

Пример протокола встречи

Образец или пример протокола встречи предусматривает классическую структуру:

• Дата, время, место проведения встречи
• Состав участников
• Повестка
• Протокол
• Поручения

Нажимаете Выгрузить протокол в Word, отобразится приложение MS Word с готовым протоколом встречи. Найти протокол можно в папке Мои документы\MeetyDocuments, где уже будет автоматически создана папка с именем встречи, к которой был подготовлен протокол по образцу (шаблону).

Сам шаблон, образец рабочей встречи можно редактировать непосредственно из приложения. 

Если вам нужен готовый пример протокола встречи (структура), это можно сделать из меню Шаблоны или просто отправить в Word пустой протокол встречи из Meety (меню Сохранить в Word)  

Материалы рабочих встреч

Помимо протокола встречи в Meety можно переносить файлы разнообразных форматов.

Для переноса файлов во встречу достаточно лишь открыть проводник и перетащить нужные файлы на область Вложения, а далее Meety:

• создаст папку с названием встречи 
• в папке встречи разместит файлы вложений

Организацию хранения встреч, протоколов и вложений Meety берет на себя, и касается это не только данных, но и вложений. Когда вы создаете встречу и делаете рабочие записи - все это сохраняется в базе данных. 

При формировании протокола или прикреплении файла ко встрече, в папке MeetyDocuments будет создана подпапка с названием встречи, в которую приложение Meety будет складывать все материалы встречи, которые вы прикладываете с помощью вложений.  Если возникнет необходимость удалить встречу, папка встречи автоматически будет удалена.

Работа с поручениями

В интерфейсе Meety есть область поручений.

Самый простой способ создать поручения:

• Выделяете одного или несколько участников в области Участники встречи
• Переносите выделенные записи на область поручений
• Далее останется указать текст поручения и срок

В поручениях так же предусмотрен флажок статус исполнения.

Отчет по поручениям

Отчет выводит все поручения, когда-либо зафиксированные во встречах, поэтому можно сразу применить фильтр, который будет выводить только невыполненные поручения. 

Далее при необходимости можно еще добавить фильтр на поручения или определенных участников. При повторном открытии Meety текущий фильтр будет применен.

Отчет позволяет группировать данные по различным категориям, например тематике встречи, участникам, датам и т.д. 

Контроль исполнения поручений

Сбор информации о статусе исполнения поручений может осуществлять различными способами: почта, группы в чатах, регулярные встречи.

После получения информации об исполнении поручения, в отчете по поручениям достаточно дважды нажать на поручение, далее приложение откроет область поручения где можно установить признак исполнения и обновить отчет.

Просроченные неисполненные поручения отображаются красным цветом.

Meety поддерживает разные языки:

• Русский
• Немецкий
• Английский (США)

Это касается не только интерфейса, но и шаблонов протоколов встреч, календаря праздников.
При переключении активного языка изменяется язык шаблона протокола, а также устанавливаются праздничные дни в Навигаторе дат в соответствии с традициями выбранной локации.

Протоколы встреч: а так ли это необходимо?

Заметим, часто инициаторы или другие участники встречи могут пренебрегать протоколами, ограничиваясь простой фиксацией договоренностей в переписке. А теперь зададимся вопросом: кто это будет отслеживать?

Как быть если после 5-6 встреч в течение дня вы написали столько же писем с договоренностями? Уже через неделю вы вряд ли вспомните об этих произвольных протоколах, не говоря уже о поручениях рабочей встречи. Потом постфактум вы разумеется найдете протоколы, но сроки поручений с большей вероятностью уже пройдут.
Очевидно, нужна централизация хранения и отслеживания поручений: они не должны быть разбросаны по почте или папкам (даже если вы ведете обычные файлы с протоколами и поручениями). 
То есть все поручения с протоколов рабочих встреч (совещаний) должны собираться в единый отчет, в котором видно, как говорится: "кто под чем подписался и какие сроки были обозначены".

Принципы хорошего протокола встречи

• Протокол встречи должен быть кратким и лаконичным. Многие молодые сотрудники путают протокол встречи со стенограммой и пишут все подряд, в результате эффективность такого документа существенно снижается. Тем не менее, если вы не хотите не упустить ни одной детали, рекомендуется сделать аудиозапись и приложить файл с этой записью в материалы встречи;
• Протокол, как и сама встреча (приглашение), всегда должен содержать повестку. Не самым хорошим тоном будет ставить встречу без повестки, ограничиваясь только темой (и на том спасибо). Вести встречу в соответствии с повесткой всегда удобнее и проще рассчитать тайминг (регламент) рабочей встречи;
• Состав участников не менее важен. Иногда в протоколе явно указывают, кто присутствовал или отсутствовал;
• Место встречи. Тут без комментариев;
• Договоренности (Action Items). Это собственно итог рабочей встречи, который важно зафиксировать;
• Поручения не менее важный пункт, если встреча подразумевает дальнейшие действие. Любое поручение это ответственный из состава участников, текст поручения и срок исполнения.

Культура ведения протоколов была позаимствована у зарубежных консалтинговых компаний. До сих пор в некоторых компаниях, например, финансового сектора или телеком, протоколы называют минутками (от англ. minutes of meetings). 

В начале "нулевых" инициаторами внедрения зарубежных примеров протоколов встреч  были также и руководители-экспаты крупных компаний, от которых эта практика масштабировалась на СНГ.

История Meety

Изначально в начале лета 2023 было создано приложение Мои протоколы, предназначенное для внутреннего пользования для протоколов рабочих встреч.
В целом идея и приложение нам самим понравилось, и мы решили бесплатно предложить его: 

• в ИТ компании
• в строительные компании (наши клиенты по другому софту)
• в крупные ведомства
• частным пользователям

Собрали обратную связь и уже в начале осени мы расширили функционал, а приложение назвали Meety (от meetings - встречи), т.к. Meety - это не только протоколы рабочих встреч, собраний, но и крутой органайзер, вложения, мультиязычность и много иных фишек.

Профили пользователей Meety:

• Секретарь или помощник руководителя - это сотрудник, который целиком управляет календарями руководства, пишет протоколы, рассылает их, согласовывает и здесь наше попадание в цель 100%. Теперь не нужно искать примеры протоколов совещаний, а просто использовать приложение
• Руководитель портфеля проектов - это сотрудник через которого проходят объемные потоки информации и обязательств соразмерных портфелю проектов. Здесь уже акцент не столько на протоколы рабочих встреч, сколько на поручения и контроль поручений. Здесь Meety есть что предложить
• Аналитик, консультант  - это специалисты по сбору требований, для которых важна фиксация договоренностей и протоколирование рабочих встреч
• Менеджер по развитию бизнеса (sale) -  это сотрудник, который по бОльшей части работает в CRM-системе, НО и здесь Meety пригодится для планирования встреч, и фиксации договоренностей
• Администратор проекта - это значимый сотрудник для проектной деятельности, т.к. зачастую на администраторов ложится ответственность за организацию и протоколирование рабочих встреч по проекту

И это далеко не все профили наших пользователей, так что если вашего профиля специализации не оказалось в этом списке - то, для начала, вы можете попробовать решение в Демо режиме, а уже дальше можно принимать решение о покупке если вдруг это то, что вы ищете. 
И да, можно не искать образцы или примеры протоколов встреч - мы за вас уже все нашли, скомпилировали и упаковали в удобный интерфейс =)