|
План управления проектами |
  
|
|
План управления проектами |
|
Общие сведения
Планы управления проектами используются для планирования и мониторинга выполняемых на объектах работ (например, строительство или реконструкция). Всё планирование производится для отдельных инвестиционных проектов. Сам план имеет иерархическую структуру в виде дерева, где на верхнем уровне находится общий перечень этапов работ, а на более низких -- подробные сведения об этих работах.
В основе работы с планами лежит проектный подход, похожий на тот, что используется в аналогичном программном обеспечении Microsoft Project.
В этом разделе можно найти информацию:
| • | Печать; |
Для изучения принципов работы с планом и его составления стоит обратиться к следующим документам:
| • | Методические рекомендации по мониторингу проектов по направлению капитального строительства, реконструкции и технического перевооружения; |
| • | Методические рекомендации по подготовке календарного план-графика проекта по направлению капитального строительства, реконструкции и технического перевооружения. |
Сам процесс создания плана состоит из нескольких итераций (последовательностей заполнения плана и его сохранения). На каждой итерации детализация плана увеличивается. Начинать всегда стоит с верхнего уровня.
Так, на на первом уровне детализации указываются задачи, имеющие общее предназначение. Например: проектные работы, строительные-монтажные работы, оборудование, подготовка документации. Кроме того можно указать контрольные точки (задачи с нулевой длительностью). Например: работы начаты, работы завершены, документы подписаны.
На втором уровне детализации указанные разделы детализируются общим перечнем объектов, где эти работы будут идти. Например: строительство цеха №8, ремонт карниза.
На следующем уровне уже указываются более подробные списки работ на конкретных объектах, в т.ч. с перечнем позиций из объектно сметных расчетов со ссылками на конкретные сметы. Например: железобетонные конструкции, система видеонаблюдения, отопление.
Для корректного заполнения в начале достаточно указывать наименование, дату начала и длительность работ. Связи между задачами указывать не обязательно -- это можно сделать на более позднем этапе. Так же как и дополнительные сведения в виде шифров смет, сумм или ответственных лиц -- всё это заполняется позднее.
Не рекомендуется долго редактировать один и тот же план -- старайтесь вносить изменения небольшими порциями и сохранять их в базу -- с тем, чтобы в случае отключения компьютера или возникновения какой-либо ошибки, вы не потеряли всю проделанную работу.
Журнал планов управления проектами представляет из себя список документов. Подробнее о работе с журналами вы можете ознакомиться в соответствующих разделах: "журналы" и "работа со справочниками".
Журнал со списком планов управления проектами
В списке документов можно увидеть те планы, которые уже введены в базу данных, информацию по инвестиционному проекту, на основе которого был сделан план, а так же краткие сведения о самом плане, а именно, общая длительность всех работ плана, дата начала и дата окончания. Последние характеристики высчитываются автоматически по основной версии плана.
Если вы хотите создать план на основе существующего инвестиционного проекта, то сделать это можно из соответствующего окна с паспортом проекта, нажав кнопку "Создать план управления проектом". Внимание, на один инвестиционный проект может быть заложен только один план управления. После создания плана откроется журнал с нужной записью.
Создание плана из инвестиционного проекта
Сам документ состоит из нескольких частей:
| • | Шапки, где указываются базовые сведения; |
| • | Этапы работ с подробными сведениями о них; |
| • | Календаря задач в виде диаграммы Ганта; |
| • | Настроек. |
Окно редактирования плана управления проектом
Сюда входят следующие сведения:
| • | Номер документа -- проставляется автоматически при создании; |
| • | Дата документа -- проставляется автоматически при создании (текущая дата при создании с нуля или дата документа при создании из инвестиционного проекта); |
| • | Организация -- наша организация, за которой закреплен документ и все последующие работы в нем. Проставляется автоматически при создании; |
| • | Инвестиционный проект -- в случае, если план был создан из инвестиционного проекта, то здесь отображаются сведения о нем (номе и дата). |
Информация об инвестиционном проекте в дальнейшем будет использовать для контроля других работ и документов, связанных с планированием и фактическим производством, в т.ч. для графика производственных работ, ПКВЛ и различных отчетов.
Этапы работ представляют из себя иерархический список взаимосвязанных работ, где на верхнем уровне указывается укрупненный взгляд на план. В соответствие с бизнес-процессами организации данный план составляется поэтапно -- сначала указываются задачи верхнего уровня, а затем эти задачи разбиваются до более мелкого с более подробной детализацией. И так до тех пор, пока перечень работ не дойдет до уровня локальных смет. На более низком уровне начинаются графики производственных работ, которые ведутся в другом документе.
Этапы работ содержат большое количество полей для заполнения. К основным относят:
| • | № -- последовательный номер задачи в списке. Выдается автоматически и может меняться при изменении структуры плана. Именно по этому номеру можно настраивать взаимосвязи между задачами; |
| • | СДР/WBS -- структура декомпозиции работ (Work Breakdown Structure). Специальный номер задачи, отображающий ее иерархическое положение внутри плана. Выдается автоматически и так же может меняться при изменении структуры; |
| • | Наименование -- наименование работ или контрольных точек на плане. Обязательно к заполнению; |
| • | Длительность -- продолжительность работ в днях. Если это не работа, а контрольная точка, то ее продолжительность будет равна нулю; |
| • | Начало и окончание -- дата начала и окончания работ. При наличии связи с другими задачами может считаться автоматически на основе указанных зависимостей (см. ниже); |
Сроки задач при планировании можно указывать несколькими способами:
| • | Путем ручного ввода даты начала и даты окончания -- в этом случае длительность задачи пересчитается автоматически; |
| • | Путем ввода даты начала и длительности задачи -- в этом случае дата окончания пересчитается автоматически; |
| • | Путем настройки связей между задачам. В случае, когда вы указывается зависимости между задачами, даты начала и окончания могут быть пересчитаны автоматически для того, что задача подходила под указанные ограничения. |
Важно правильно настраивать зависимости между задачами, в частности, указывать, какая задача должна выполняться после завершения предыдущей. Это делается двумя способами:
| • | Путем перетаскивания связей на диаграмме Ганта (надо зажать левую кнопку мышки над задачей и, удерживая кнопку, потянуть курсор к другой задаче, которая должна начаться после завершения предыдущей). По умолчанию добавляется простая связь вида "окончание-начало", т.е. следующая задача начинается сразу после окончания предыдущей; |
| • | Путем ручного ввода номеров задач предшественников или последователей в соответствующих колонках списка. Можно вводить сразу несколько номеров через точку с запятой. В случае, если связь проставить не получится или номер задачи указан неверно -- вы увидите соответствующее предупреждение. |
Так же тип связи можно изменить путем двойного клике по ней на диаграмме Ганта.
Окно редактирования типа связи между задачами
Существует четыре вида связей между задачам:
| 1. | ОН -- окончания-начало (finish to start): следующая задача начинается сразу после предыдущей. Это основной вид связей, который используется в 99% случаев, создается по умолчанию и отображается в упрощенном виде в списке взаимосвязей (без буквенного дополнения). Например, окраска стен должна всегда идти после завершения строительства этих самых стен. |
| 2. | НН -- начало-начало (start to start): следующая задача начинается одновременно с предыдущей. Например, когда у нас от одной контрольной точке стартует сразу несколько параллельных задач; |
| 3. | ОО -- окончание-окончание (finish to finish): следующая задача должна оканчиваться тогда же, когда и предыдущая. Когда несколько задач надо синхронизировать и завершить одновременно -- например, подписать акт приема работ после их окончания; |
| 4. | НО -- начало-окончания (start to finish): "следующая" задача должна завершиться перед началом "предыдущей". Зеркальная связь для "окончания-начало". |
Все связи между собой взаимозаменяемые. Сами же связи не обязательны к заполнению, но желательны. Чем больше будет зависимостей -- тем четче план-график сможет скорректировать сроки тех или иных задач при изменении сроков. Рекомендуется использовать базовую связь вида ОН (окончание-начало), т.к. она наиболее наглядна и понятна.
Кроме того в информации о задачах можно указывать дополнительные сведения, которые не влияют на формирование плана, но могут быть использованы в дальнейших расчетах, проверок и отчетах. А именно:
| • | Готовность -- процент готовности или завершения задачи. От 0 до 100. В родительских задачах процент готовности пересчитывается автоматически по нажатию на кнопку "пересчета" в левой панели инструментов; |
| • | Сумма -- сумма в рублях, которую планируется потратить на тот или иной этап работ. Для высоких уровней плана -- это общий бюджет, для более низних уровней -- плановая стоимость работ. В дальнейшем указанные суммы будут использоваться для сверхи расходования средств и корректного планирования и распределения финансовых потоков в проекте; |
| • | Источник финансирования -- статья финансирования, по которой будут выделяться деньги на выполнение работ по плану. Например, из бюджета или собственных средств; |
| • | Шифр сметы -- шифр объектной сметы, по которой будут делаться работы по данному плану. Импортируется автоматически вместе с позициями из excel-файла сметы (см. ниже); |
| • | Контрагент -- ссылка на справочник контрагентов, где указывается организация или физическое лицо, с кем был заключен контракт для выполнения той или иной работы; |
| • | Договор -- ссылка на справочник договоров, где указывается договор, заключенный для выполнения той или иной работы; |
| • | Ответственные лица (от нас и заказчика) -- список ответственных лиц, отвечающих за тот или иной этап работ. Это могут как наши сотрудники, так и представители подрядных организаций или заказчиков. |
Дополнительные сведения о задачах
При редактировании списка работ имеется возможность импортировать часть данных из файла с объектными локальными расчетами со всеми суммами и номерами смет. Для этого надо выбрать позицию, внутри которой должны будут вставлены новые записи, а так же указать нужный ССР-файл.
В открывшемся окно можно выбрать страницу, с которой будет произведен импорт, а так же сами позиции. Можно либо выбрать сразу все позиции по кнопку "Выбрать все позиции", либо с помощью кнопок CTRL или SHIFT кликать по отдельным записям для множественного выделения только избранных позиций.
Окно для вставки новых позиций из Excel
В приложении имеется возможность вести учет сразу нескольких версий одного и того же плана. Для этого рядом со списком задач есть специальная кнопка с расширенным набором команд по работе с версиями. Для работы с версиями необходимо сохранить все внесенные до этого изменения, иначе кнопка с версиями будет неактивна.
Меню для работы с версиями плана
У любого плана всегда существует одна основная версия, которая открывается по умолчанию, и данные из которой используются во всех отчетах и дополнительных проверках, в т.ч. у графиков планирования производства. Для того, чтобы сделать любую другую версию основной, надо переключиться на новую версию, после чего из меню выбрать пункт "пометить как основную" -- после этого она будет выделяться жирным цветом.
Создать новую версию плана можно на основе уже существующей -- со всеми этапами работ, связями и дополнительной информацией, заполненной ранее. Для этого надо в меню версий выбрать пункт "Сделать копию".
Переименовать текущую открытую версию можно через то же меню "Переименовать".
Список версий можно отсортировать. Для этого в окне выбора версий можно нажать кнопки вверх-вниз (
) и переместить записи в нужное место, после чего нажать кнопку с сохранением (
).
К плану управления можно прикладывать ссылки на любые связанные файлы, документы или сканированные копии. Окно для работы с файлами можно открыть по нажатию значка со скрепкой (
) на панели инструментов документа. Подробнее об этом можно посмотреть в разделе Вложения.
Список работ и график Ганта так же можно распечатать на принтере или сохранить в PDF-формате. Для этого надо нажать на кнопку с принтером (
) на панели инструментов. Подробнее об этом можно посмотреть в разделе Вывод в Excel и печать.
В журнале, списке задач и графике Ганта имеются настройки по настройке внешнего вида.
Так, в журнале можно выбирать отображения списка полей, делать группировку или сортировку данных, настраивать фильтр. Подробнее об этом можно посмотреть в разделе Настройка отображения данных.
В списке задач доступно изменение списка отображаемых колонок, их размера и внешнего вида (см. Настройка отображения данных).
Панель настроек графика Ганта
А в графике Ганта через правую панель настроек можно:
1. Выбирать размеры сетки (высоту и ширину задач на экране);
2. Отображать процент готовности прямо на графике:
Пример процента завершения в задачах
3. Отображать опоздание в сроках с помощью специальной линии опаздывания (плюс делать подсветку красным цветом в списке задач):
Пример линии опоздания в задачах
4. Менять масштаб графика на неделю, квартал или год (полезно использовать при обзоре длинных задач, тянущихся на несколько месяцев).
Page url: http://www.helpandmanual.com/help/index.html?docplan2.php