Navigation:  »No topics above this level«

План управления проектами

Return to chapter overview

Общие сведения

 

Планы управления проектами используются для планирования и мониторинга выполняемых на объектах работ (например, строительство или реконструкция). Всё планирование производится для отдельных инвестиционных проектов. Сам план имеет иерархическую структуру в виде дерева, где на верхнем уровне находится общий перечень этапов работ, а на более низких -- подробные сведения об этих работах.

 

В основе работы с планами лежит проектный подход, похожий на тот, что используется в аналогичном программном обеспечении Microsoft Project.

 

В этом разделе можно найти информацию:

С чего начать;
Обзор журнала документов;
Создание новых планов с нуля или из инвестиционных проектов;
Заполнение шапки документа;
Заполнение этапов работ и основных сведений;
Настройка связей между задачами;
Заполнение дополнительных сведений о задачах;
Импорт данных из Excel (объектно сметных расчетов);
Версионность;
Вложения файлов и документов к плану;
Печать;
Настройка внешнего вида (в т.ч. % завершения и опоздания).

 

С чего начать

 

Для изучения принципов работы с планом и его составления стоит обратиться к следующим документам:

Методические рекомендации по мониторингу проектов по направлению капитального строительства, реконструкции и технического перевооружения;
Методические рекомендации по подготовке календарного план-графика проекта по направлению капитального строительства, реконструкции и технического перевооружения.

 

Сам процесс создания плана состоит из нескольких итераций (последовательностей заполнения плана и его сохранения). На каждой итерации детализация плана увеличивается. Начинать всегда стоит с верхнего уровня.

 

Так, на на первом уровне детализации указываются задачи, имеющие общее предназначение. Например: проектные работы, строительные-монтажные работы, оборудование, подготовка документации. Кроме того можно указать контрольные точки (задачи с нулевой длительностью). Например: работы начаты, работы завершены, документы подписаны.

 

На втором уровне детализации указанные разделы детализируются общим перечнем объектов, где эти работы будут идти. Например: строительство цеха №8, ремонт карниза.

 

На следующем уровне уже указываются более подробные списки работ на конкретных объектах, в т.ч. с перечнем позиций из объектно сметных расчетов со ссылками на конкретные сметы. Например: железобетонные конструкции, система видеонаблюдения, отопление.

 

Для корректного заполнения в начале достаточно указывать наименование, дату начала и длительность работ. Связи между задачами указывать не обязательно -- это можно сделать на более позднем этапе. Так же как и дополнительные сведения в виде шифров смет, сумм или ответственных лиц -- всё это заполняется позднее.

 

Не рекомендуется долго редактировать один и тот же план -- старайтесь вносить изменения небольшими порциями и сохранять их в базу -- с тем, чтобы в случае отключения компьютера или возникновения какой-либо ошибки, вы не потеряли всю проделанную работу.

 

Журнал

 

Журнал планов управления проектами представляет из себя список документов. Подробнее о работе с журналами вы можете ознакомиться в соответствующих разделах: "журналы" и "работа со справочниками".

 

Журнал со списком планов управления проектами

Журнал со списком планов управления проектами

 

В списке документов можно увидеть те планы, которые уже введены в базу данных, информацию по инвестиционному проекту, на основе которого был сделан план, а так же краткие сведения о самом плане, а именно, общая длительность всех работ плана, дата начала и дата окончания. Последние характеристики высчитываются автоматически по основной версии плана.

 

Если вы хотите создать план на основе существующего инвестиционного проекта, то сделать это можно из соответствующего окна с паспортом проекта, нажав кнопку "Создать план управления проектом". Внимание, на один инвестиционный проект может быть заложен только один план управления. После создания плана откроется журнал с нужной записью.

 

Создание плана из инвестиционного проекта

Создание плана из инвестиционного проекта

 

 

 

Редактирование

 

Сам документ состоит из нескольких частей:

Шапки, где указываются базовые сведения;
Этапы работ с подробными сведениями о них;
Календаря задач в виде диаграммы Ганта;
Настроек.

 

Окно редактирования плана управления проектом

Окно редактирования плана управления проектом

 

Шапка документа

 

Сюда входят следующие сведения:

Номер документа -- проставляется автоматически при создании;
Дата документа -- проставляется автоматически при создании (текущая дата при создании с нуля или дата документа при создании из инвестиционного проекта);
Организация -- наша организация, за которой закреплен документ и все последующие работы в нем. Проставляется автоматически при создании;
Инвестиционный проект -- в случае, если план был создан из инвестиционного проекта, то здесь отображаются сведения о нем (номе и дата).

 

Информация об инвестиционном проекте в дальнейшем будет использовать для контроля других работ и документов, связанных с планированием и фактическим производством, в т.ч. для графика производственных работ, ПКВЛ и различных отчетов.

 

Этапы работ

 

Этапы работ представляют из себя иерархический список взаимосвязанных работ, где на верхнем уровне указывается укрупненный взгляд на план. В соответствие с бизнес-процессами организации данный план составляется поэтапно -- сначала указываются задачи верхнего уровня, а затем эти задачи разбиваются до более мелкого с более подробной детализацией. И так до тех пор, пока перечень работ не дойдет до уровня локальных смет. На более низком уровне начинаются графики производственных работ, которые ведутся в другом документе.

 

Этапы работ содержат большое количество полей для заполнения. К основным относят:

-- последовательный номер задачи в списке. Выдается автоматически и может меняться при изменении структуры плана. Именно по этому номеру можно настраивать взаимосвязи между задачами;
СДР/WBS -- структура декомпозиции работ (Work Breakdown Structure). Специальный номер задачи, отображающий ее иерархическое положение внутри плана. Выдается автоматически и так же может меняться при изменении структуры;
Наименование -- наименование работ или контрольных точек на плане. Обязательно к заполнению;
Длительность -- продолжительность работ в днях. Если это не работа, а контрольная точка, то ее продолжительность будет равна нулю;
Начало и окончание -- дата начала и окончания работ. При наличии связи с другими задачами может считаться автоматически на основе указанных зависимостей (см. ниже);

 

Сроки задач при планировании можно указывать несколькими способами:

Путем ручного ввода даты начала и даты окончания -- в этом случае длительность задачи пересчитается автоматически;
Путем ввода даты начала и длительности задачи -- в этом случае дата окончания пересчитается автоматически;
Путем настройки связей между задачам. В случае, когда вы указывается зависимости между задачами, даты начала и окончания могут быть пересчитаны автоматически для того, что задача подходила под указанные ограничения.

 

Важно правильно настраивать зависимости между задачами, в частности, указывать, какая задача должна выполняться после завершения предыдущей. Это делается двумя способами:

Путем перетаскивания связей на диаграмме Ганта (надо зажать левую кнопку мышки над задачей и, удерживая кнопку, потянуть курсор к другой задаче, которая должна начаться после завершения предыдущей). По умолчанию добавляется простая связь вида "окончание-начало", т.е. следующая задача начинается сразу после окончания предыдущей;
Путем ручного ввода номеров задач предшественников или последователей в соответствующих колонках списка. Можно вводить сразу несколько номеров через точку с запятой. В случае, если связь проставить не получится или номер задачи указан неверно -- вы увидите соответствующее предупреждение.

 

Так же тип связи можно изменить путем двойного клике по ней на диаграмме Ганта.

 

Окно редактирования типа связи между задачами

Окно редактирования типа связи между задачами

 

Существует четыре вида связей между задачам:

1.ОН -- окончания-начало (finish to start): следующая задача начинается сразу после предыдущей. Это основной вид связей, который используется в 99% случаев, создается по умолчанию и отображается в упрощенном виде в списке взаимосвязей (без буквенного дополнения). Например, окраска стен должна всегда идти после завершения строительства этих самых стен.
2.НН -- начало-начало (start to start): следующая задача начинается одновременно с предыдущей. Например, когда у нас от одной контрольной точке стартует сразу несколько параллельных задач;
3.ОО -- окончание-окончание (finish to finish): следующая задача должна оканчиваться тогда же, когда и предыдущая. Когда несколько задач надо синхронизировать и завершить одновременно -- например, подписать акт приема работ после их окончания;
4.НО -- начало-окончания (start to finish): "следующая" задача должна завершиться перед началом "предыдущей". Зеркальная связь для "окончания-начало".

 

Все связи между собой взаимозаменяемые. Сами же связи не обязательны к заполнению, но желательны. Чем больше будет зависимостей -- тем четче план-график сможет скорректировать сроки тех или иных задач при изменении сроков. Рекомендуется использовать базовую связь вида ОН (окончание-начало), т.к. она наиболее наглядна и понятна.

 

Кроме того в информации о задачах можно указывать дополнительные сведения, которые не влияют на формирование плана, но могут быть использованы в дальнейших расчетах, проверок и отчетах. А именно:

Готовность -- процент готовности или завершения задачи. От 0 до 100. В родительских задачах процент готовности пересчитывается автоматически по нажатию на кнопку "пересчета" в левой панели инструментов;
Сумма -- сумма в рублях, которую планируется потратить на тот или иной этап работ. Для высоких уровней плана -- это общий бюджет, для более низних уровней -- плановая стоимость работ. В дальнейшем указанные суммы будут использоваться для сверхи расходования средств и корректного планирования и распределения финансовых потоков в проекте;
Источник финансирования -- статья финансирования, по которой будут выделяться деньги на выполнение работ по плану. Например, из бюджета или собственных средств;
Шифр сметы -- шифр объектной сметы, по которой будут делаться работы по данному плану. Импортируется автоматически вместе с позициями из excel-файла сметы (см. ниже);
Контрагент -- ссылка на справочник контрагентов, где указывается организация или физическое лицо, с кем был заключен контракт для выполнения той или иной работы;
Договор -- ссылка на справочник договоров, где указывается договор, заключенный для выполнения той или иной работы;
Ответственные лица (от нас и заказчика) -- список ответственных лиц, отвечающих за тот или иной этап работ. Это могут как наши сотрудники, так и представители подрядных организаций или заказчиков.

 

Дополнительные сведения о задачах

Дополнительные сведения о задачах

 

Импорт данных из смет

 

При редактировании списка работ имеется возможность импортировать часть данных из файла с объектными локальными расчетами со всеми суммами и номерами смет. Для этого надо выбрать позицию, внутри которой должны будут вставлены новые записи, а так же указать нужный ССР-файл.

 

В открывшемся окно можно выбрать страницу, с которой будет произведен импорт, а так же сами позиции. Можно либо выбрать сразу все позиции по кнопку "Выбрать все позиции", либо с помощью кнопок CTRL или SHIFT кликать по отдельным записям для множественного выделения только избранных позиций.

 

Окно для вставки новых позиций из Excel

Окно для вставки новых позиций из Excel

Версионность

 

В приложении имеется возможность вести учет сразу нескольких версий одного и того же плана. Для этого рядом со списком задач есть специальная кнопка с расширенным набором команд по работе с версиями. Для работы с версиями необходимо сохранить все внесенные до этого изменения, иначе кнопка с версиями будет неактивна.

 

Меню для работы с версиями плана

Меню для работы с версиями плана

 

У любого плана всегда существует одна основная версия, которая открывается по умолчанию, и данные из которой используются во всех отчетах и дополнительных проверках, в т.ч. у графиков планирования производства. Для того, чтобы сделать любую другую версию основной, надо переключиться на новую версию, после чего из меню выбрать пункт "пометить как основную" -- после этого она будет выделяться жирным цветом.

 

Создать новую версию плана можно на основе уже существующей -- со всеми этапами работ, связями и дополнительной информацией, заполненной ранее. Для этого надо в меню версий выбрать пункт "Сделать копию".

 

Переименовать текущую открытую версию можно через то же меню "Переименовать".

 

Список версий можно отсортировать. Для этого в окне выбора версий можно нажать кнопки вверх-вниз (icon_up) и переместить записи в нужное место, после чего нажать кнопку с сохранением (icon_save).

 

 

Другие возможности

 

Вложения

К плану управления можно прикладывать ссылки на любые связанные файлы, документы или сканированные копии. Окно для работы с файлами можно открыть по нажатию значка со скрепкой (icon_attach ) на панели инструментов документа. Подробнее об этом можно посмотреть в разделе Вложения.

 

 

Печать

Список работ и график Ганта так же можно распечатать на принтере или сохранить в PDF-формате. Для этого надо нажать на кнопку с принтером (icon_print) на панели инструментов. Подробнее об этом можно посмотреть в разделе Вывод в Excel и печать.

 

 

Настройки

 

В журнале, списке задач и графике Ганта имеются настройки по настройке внешнего вида.

 

Так, в журнале можно выбирать отображения списка полей, делать группировку или сортировку данных, настраивать фильтр. Подробнее об этом можно посмотреть в разделе Настройка отображения данных.

 

В списке задач доступно изменение списка отображаемых колонок, их размера и внешнего вида (см. Настройка отображения данных).

 

Панель настроек графика Ганта

Панель настроек графика Ганта

 

А в графике Ганта через правую панель настроек можно:

 

1. Выбирать размеры сетки (высоту и ширину задач на экране);

 

2. Отображать процент готовности прямо на графике:

 

Пример процента завершения в задачах

Пример процента завершения в задачах

 

3. Отображать опоздание в сроках с помощью специальной линии опаздывания (плюс делать подсветку красным цветом в списке задач):

 

Пример линии опоздания в задачах

Пример линии опоздания в задачах

 

4. Менять масштаб графика на неделю, квартал или год (полезно использовать при обзоре длинных задач, тянущихся на несколько месяцев).

 


Page url: http://www.helpandmanual.com/help/index.html?docplan2.php